Paulo Derriça, Director de Sistemas de Informação do Hospital de Santa Maria

Quando Paulo Derriça assumiu o cargo de Director do Serviço de Sistemas de Informação do Hospital de Santa Maria, a situação existente no hospital “não era muito distinta daquela que poderia ser observada em qualquer dos hospitais do Sistema Nacional de Saúde”, refere o responsável do Hospital de Santa Maria. Com efeito, no interior do estabelecimento hospitalar coexistiam disferentes soluções aplicacionais que apenas suportavam o funcionamento administrativo e burocrático do hospital, refere o responsável de sistemas de informação do Hospital de Santa Maria. Deste modo, foi delineada uma estratégia de informatização total da instituição e de todos os seus processos que, a médio prazo, levasse ao “florescimento do hospital sem papéis”, refere Paulo Derriça. Para tal, era necessário implementar um conjunto de soluções que levassem à “criação do processo clínico único electrónico no interior da instituição” (ver caixa) que, por um lado, “unificasse a informação disponível para o corpo clínico” e que, em simultãneo, “disponibilizasse a informação de gestão adequada à decisão”.
A integração das diferentes aplicações existentes no Hospital de Santa Maria constituía o principal desafio que se colocava aos responsáveis pela direcção de sistemas de informação, explica Paulo Derriça. A integração do sistema de informação do Hospital de Santa Maria com outras entidades foi outro dos aspectos cruciais da implementação das novas soluções. Com efeito, a reorganização da infra-estrutura da instituição contemplou, para lá da integração aplicacional interna à instituição, a criação de ligações com o exterior, explica Paulo Derriça. Por um lado, com outras instituições hospitalares, nomeadamente para a circulação de dados sobre utentes, e, por outro, com o Sistema Nacional de Saúde, para a transferência de informação de gestão para a tutela. A utilização do protocolo HL7 veio permitir que este processo fosse uma realidade no interior da instituição, refere o responsável dos sistemas de informação do Hospital de Santa Maria.
Por outro lado, era necessário implementar uma aplicação de Entreprise Resource Planning (ERP) que se afirmasse “a espinha dorsal da gestão de informação do negócio da organização, sublinha o responsável pelos sistemas de informação do Hospital de Santa Maria. A implementação desta aplicação veio permitir a “desmaterialização do papel” nos serviços de gestão Financeira, Gestão de Compras, logística e stocks, esclarece Paulo Derriça.
A introdução de formulários electrónicos no Hospital de Santa Maria é outro dos aspectos que, a médio prazo, irá contribuir para o objectivo de criar “uma instituição sem papéis na instituição”. Assim, foram introduzidos formulários electrónicos nas áreas da prescrição electrónica de medicamentos e de análises clínicas.
O desenvolvimento de um portal corporativo acessível aos 4.800 colaboradores do Hospital de Santa Maria foi outro dos aspectos contemplados no plano estratégico de desenvolvimento dos sistemas de informação do Hospital de Santa Maria. Assim, este novo portal corporativo, que possui uma componente externa – acesso Web – e uma componente interna – intranet – tornou-se a única interface com os colaboradores da instituição e com o público em geral, explica Paulo Derriça. Enquanto que os colaboradores do Hospital de Santa Maria podem, numa primeira fase, proceder à gestão das férias e da assiduidade, o público em geral pode aceder ao endereço virtual do Hospital de Santa Maria (www.hsm.min-saude.pt) onde, para lá de aceder a informação institucional do Hospital de Santa Maria, poderão proceder à marcação de consultas. Presentemente, este portal permite o acesso de mais de três mil visitantes internos e de mais de mil visitantes externos.
A criação de um “contact-center” foi outro dos aspectos contemplados na modernização do Hospital de Santa Maria. Através desta nova funcionalidade, e contrariamente ao que sucedia anteriormente em que competia aos doentes a marcação de consultas da especialidade na instituição hospitalar, os centros de saúde podem proceder à marcação de consultas no Hospital de Santa Maria atavés da Internet. Posteriormente, o utente recebe via SMS a confirmação da marcação de consulta que terá que ser validada com recurso a esta tecnologia.
O sistema vai abranger inicialmente 18 especialidades médicas e, apesar da introdução da via electrónica, mantém-se a possibilidade de contacto telefónico, ou via fax, entre a unidade e os centros de saúde.
Esta implementação irá contribuir para “reduzir as listas de espera nas consultas externas, assim como reduzir o número de faltas às consultas”, refere Paulo Derriça. Em média, cerca de 30% dos doentes com consulta marcada não comparecem nas instituições particulares em que marcaram as consultas.
Paralelamente, o Hospital de Santa Maria implementou um sistema de acesso ”single sign-on” aos sistemas de informação da instituição, sistema que possibilita aos diferentes colaboradores da instituição acederem às aplicações que necessitam tendo que memorizar “apenas uma palavra passe”, explica o responsável dos sistemas de informação do Hospital de Santa Maria. Anteriormente, para tal era necessário que os utilizadores recordassem tantas palavras passe como as aplicações a que tinham que ter acesso, explica Paulo Derriça. Para tal, foi necessário definir os perfis dos utilizadores dos sistemas de informação, assim como identificar o tipo de dados a que os diferentes utilizadores poderiam ter acesso. Paulo Derriça sublinha que, tendo em conta a especificidade da informação gerada no interior de um hospital, a solução a implmentar tinha que “garantir a confidencialidade dos dados”. Deste modo, a solução escolhida recorre “à encriptação de dados introduzidos pelos utilizadores”.
Presentemente, a actividade diária do Hospital de Santa Maria assenta numa infra-estrutura tecnológica composta por doze servidores Intel, dois sistemas de armazenamento (arquivo e arquivo de longa duração), um sistema de imagem digital (PACS) e um sistema de “backup” centralizado. Paulo Derriça explica que esta infra-estrutura tem ainda que possuir condições para suportar o sistema nacional de apoio a catástofres. Para tal, é necessário que a infra-estrutura de suporte tenha capacidade para “suportar um maior número de utilizadores, assim como possa possibilitar o acesso à informação clínica relevante”, refere o responsável pelos sistemas de informação do Hospital de Santa Maria. Porque o acesso a este tipo de informação “é determinante para as acções a executar após uma catástrofe”
Para que o processo de modernização tecnológica do Hospital de Santa Maria possa ser uma realidade, os responsáveis do departamento de sistemas de informação procederam à criação de um “help-desk” de suporte aos cerca de cinco mil utilizadores do sistema de informação da instituição e das aplicações que o suportam. No entender de Paulo Derriça, esta ferramenta de apoio aos utilizadores do Hospital de Santa Maria veio facilitar a “difusão das tecnologias de informação e comunicações no interior da instuição”. A redução da curva de aprendizagem dos utilizadores finais é “determinante para o sucesso da implementação destas soluções”, refere o responsável pelo departamento de sistemas de informação do Hospital de Santa Maria.

Urgências totalmente automatizadas
A implementação de uma solução automatizada nas urgências do Hospital de Santa Maria foi outro dos aspectos contemplados na reorganização da infra-estrutura tecnológica do Hospital de Santa Maria. A escolha recaiu na solução Alert, uma aplicação que possibilita o registo, interligação, reutilização e análise de todos os dados relacionados com os pacientes e a actividade dos profissionais de saúde. Através da implementação do ALERT, a informação relativa aos procedimentos clínicos é registada digitalmente, em tempo real, ficando acessível aos diferentes intervenientes no processo, sem ser necessário utilizar o papel como apoio aos procedimentos clínicos. No que respeita aos serviços de urgência, o ALERT possibilita, a cada momento, obter uma visão global sobre os doentes em espera ou a ser atendidos e os meios de diagnóstico utilizados. Além disso, permite que os familiares possam receber informação sobre o estado do doente. As potencialidades deste novo equipamento informático são múltiplas, uma vez que o Alert substitui os tradicionais papel e caneta por monitores “touch-screen”, complementando-os com pulseiras e leitores de códigos de barras, webcams e leitores de impressão digital.
Os computadores estão espalhados pelas várias áreas do serviço de urgência do hospital, sendo apenas necessário entrar no sistema através de um login. Para aceder à base de dados, o médico tem de colocar o seu dedo num leitor de impressão digital para que o ALERT o possa reconhecer como utilizador autorizado. Tudo o que se passa com o doente no serviço de urgência fica registado.
Para além da segurança e da uniformidade dos registos, o Alert permite que o atendimento dos doentes seja realizado de acordo com a prioridade de cada caso (Sistema de Triagem de Manchester) mas também que a consulta seja conduzida com total conhecimento do historial clínico dos utentes.
Este software permite igualmente a gestão clínica e financeira das urgências.
Neste sistema, os profissionais de saúde podem consultar milhares de doenças, fármacos e meios auxiliares de diagnóstico, trocar pareceres médicos, notas de enfermagem ou, entre muitas outras funções, assinalar num corpo humano em formato digital as lesões detectadas no paciente.

Quais os principais obstáculos (tecnológicos, humanos, financeiros) com que se confrontou na implementação das soluções adoptadas no Hospital de Santa Maria ?
Como se deve calcular todos os projectos de grande mudança, nomeadamente na área da saúde, são sempre acolhidos com grande reserva e cautela por parte de todos profissionais envolvidos.No caso específico do Hospital de Santa Maria o desenvolvimento tecnológico para a implementação das soluções necessárias passou por um grande empenho de todos os colaboradores das diversas áreas. Para isso foi necessário na área tecnológica uma grande migração de plataformas de servidores e storage. Migração e implementação de novas aplicações e tecnologias desenvolvidas para a área da saúde, tornando-a em mais uma útil para o desempenho e actividade dos profissionais. Na área financeira deparamo-nos com os constrangimentos habituais dos recursos serem escassos para tantas e urgentes necessidades para a evolução do sistema, que comportavam valores avultados, mas com um grande apoio do Conselho de Administração, foi possível fazer as melhores escolhas para as diferentes necessidades com as verbas que se encontravam disponíveis para estes projectos. Na área dos recursos humanos houve a necessidade de motivar e envolver todos os utilizadores do sistema, através de sensibilização, demonstração e formação, sendo que os profissionais de saúde são potencialmente adeptos de novas tecnologias. Aproveitando esta base foi fácil demonstrar a utilidade do sistema em todas as áreas de actividade.

Quais as vantagens que os profissionais do Hospital de Santa Maria poderão retirar da adopção do processo clínico único?
Paulo Derriça:As vantagens para os profissionais do Hospital de Santa Maria na adopção do processo clínico único são muitas; neste momento estamos quase prontos para esse processo. Passamos por um processo de informatização muito grande, desde as consultas externas onde foram instalados computadores nos gabinetes médicos onde o médico pode chamar o utente prescrever MCDT´s  e medicamentos; novos agendamentos das próximas consultas e propostas cirúrgicas; internamentos onde a grande inovação foi a implementação de um sistema para prescrição electrónica de medicamentos passando assim a ser disponibilizado em dose unitária; blocos operatórios onde foi implementada uma aplicação para a gestão das salas de bloco e todos os procedimentos relacionados dentro desta actividade, assim como a ligação à aplicação de anestesia; nos laboratórios foram definidas novas metodologias funcionais para a integração com outras aplicações na instituição e fora, como os centros de saúde e o Hospital Pulido Valente; urgências onde foi implementado um software especifico para a gestão integral de urgência e integração com as restantes aplicações do hospital. Ao nível global temos variadas ferramentas que estamos a instalar progressivamente como os indicadores de gestão a gestão documental, o PACS que será implementado a toda a instituição até ao final do ano, a gestão electrónica de todo o processo de Logística desde a requisição de material até a entrega do mesmo, uma integração entre os Financeiros - Compras – Logística – Recursos Humanos e Conselho de Administração onde, até ao final do ano, todo o processo de escolha será electrónico. Acredito que com todas estas integrações entre os diversos sistemas estamos finalmente a dar aos médicos, enfermeiros, técnicos e auxiliares ferramentas de trabalho para que possam desenvolver melhor a sua actividade, sem estarmos sempre voltados para o processo administrativo mas sim para a trabalhar para os profissionais de Saúde dando-lhes ferramentas electrónicas de funcionamento úteis para o melhor desempenho da sua actividade e uma melhor prestação de cuidados. No final deste ano estamos preparados para o processo clínico electrónico, concretizando o que todos desejamos.

Radiografia do Hospital de Santa Maria
O Hospital de Santa Maria, fundado em 1954 por Egas Moniz, é um dos estabelecimentos hospitalares mais antigos que integra a rede hospitalar nacional. Desde a sua fundação que o Hospital de Santa Maria Possui características diferenciadoras relativamente aos restantes hospitais que integram a rede de hospitais na medida em que integra a prestação de cuidados de saúde com as actividades de ensino e investigação.
Presentemente, a instituição hospitalar dá cobertura a uma população de mais de 350 mil habitantes, correspondente aos centros de saúde de Loures, Odivelas, Pontinha, Benfica, Lumiar e Alvalade. Assim, não será de estranhar que, no decorrer do ano passado, mais de meio milhão de pessoas foi atendida nas consultas externas do Hospital de Santa Maria, assim como mais de 37 mil pessoas breneficiaram dos serviços de internamento desta instituição e cerca de 20 mil operações foram efectuadas nos blocos cirúrgicos da instituição. Por outro lado, mais de 240 mil pessoas recorreram aos serviços de urgência do hospital.
Apesar desta realidade, o Hospital de Santa Maria foi uma das poucas instituições a encerrar a actividade do ano passado com lucros. Assim, esta instituição foi responsável por lucros ligeiramente inferiores a cinco milhões de euros e por receitas de 290 milhões de euros.